Pengalaman Menjadi Ketua Panitia Perekrutan Organisasi Di Kampus

Di dalam Universitas pastilah banyak media belajar yang mampu mengasah kemampuan apapun, seperti di dalam UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa), organisasi-organisasi formal seperti DEMA (Dewan Mahasiswa), BEM (Badan Eksekutif Mahasiswa) maupun organisasi bawaan dari Universitas masing masing.

Kebetulan aku pernah berkuliah di Universitas yang berlatar belakang Muhammadiyah, yaitu Universitas Muhammadiyah Purwokerto. Disitu terdapat organisasi-organisasi bawaan seperti KOKAM, Tapak Suci, dan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah. Nah, aku masuk kedalam organisasi Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah nih. Pada tahun 2017 aku bergabung dalam organisasi tersebut, yaitu di Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Muhammadiyah Purwokerto.

Di dalam organisasi tentunya ada perekrutan anggota baru yang dibuka untuk mahasiswa lama maupun baru. Diperlukan persiapan yang memadai untuk menyambut anggota pimpinan yang baru.

Pada tahun 2018, para mahasiswa baru yang termasuk adik tingkatku telah datang, berarti saatnya perekrutan tiba. Awal mula diadakan rapat untuk membentuk panitia perekrutan tersebut, kita sebut saja DAD (Darul Arqam Dasar).

Saat itu, pimpinan di organisasi aku kurang akan sumber daya manusia, apalagi laki-laki, sangat minim. Sebagai orang yang senang jika melakukan hal baru, setelah aku pikirkan matang-matang, aku takut kehilangan kesempatan untuk belajar menjadi pemimpin, jadi aku memberanikan diri untuk siap sedia menjadi ketua panitia kali ini.

Awal Mula Kepanitiaan Terbentuk

Semenjak aku terpilih menjadi ketua panitia, aku menjadi penanggung jawab acara DAD tersebut, dari awal pemilihan sekertaris panitia, bendahara panitia sampai dengan sie perlengkapan.

Pada saat kepanitiaan sudah sempurna, dari situlah aku mulai mengadakan rapat persiapan yang akan dilaksanakan 2 bulan setelah pembentukan panitia, pastilah sangat mepet, karena acara ini tidak diadakan hanya dengan organisasi kami tapi banyak juga bersangkutan dengan Ikatan Muhammadiyah Cabang Banyumas.

Rapat rapat yang dilakukan setiap minggu digunakan olehku untuk memikirkan perkembangan perencanaan acara, dari awal sampai akhir. Aku tidak mau merusak acara bersama yang aku pimpin kali ini, aku harus menjalankannya dengan ikhlas dan penuh perhatian.

Ikut Mengurus Surat Surat Yang Dibuat Sekertaris

Sebagai ketua panitia, susahnya diberi tanggung jawab, tetapi sebenarnya yang mudah hanya memantau pekerjaan panitia yang lain. Diluar ekspektasi, aku turut membantu membuat surat surat eksternal, karena setelah itu dibutuhkan tanda tangan ketua panitia didalamnya.

Setelah semua surat surat selesai seperti undangan pembukaan, surat izin penggunaan ruangan ke kampus, surat pengajuan dana dan lain lain, surat surat tersebut diserahkan kepada panitia sie HUMAS (Hubungan Masyarakat) untuk disampaikan kepada tujuan surat tersebut.

Ikut Mengurus Keuangan Yang diurus Bendahara (Pemasukan dan Pengeluaran)

Setelah beres membantu Sekertaris, tidak lupa saya membantu juga bendahara, karena ideal Badan Pengurus Harian adalah 1 orang, maka Ketua, Sekertaris dan Bendahara harus saling membantu.

Keuangan yang digunakan adalah jatah dari kampus, yaitu dengan mengajukan surat pendanaan ke pihak atas. Namun jika keuangan yang dibutuhkan lebih dari yang diberi oleh pihak kampus, maka solusinya adalah iuran dari panitia sendiri dan dari anggota baru.

Disini, kami juga mengalami masalah, dana yang kami ajukan hanya setengahnya yang disetujui dan diserahkan kepada kami, pada posisi ini aku begitu ketar ketir karena waktu yang digunakan untuk persiapan juga tidak lama. Tetapi dengan berbagai pertimbangan dan persetujuan banyak pihak, akhirnya diputuskanlah untuk mengumpulkan dana lagi dari masing masing panitia.

Memantau Kinerja Sie. Acara sampai Sie. Perkap

Semenjak kepanitiaan berhasil dibentuk, semua orang dalam setiap sie bertugas melaksanakan Job Desk nya masing-masing.

  • Memantau Sie Acara

Dari sie acara yang merancang acara selama 3 hari, merancang SOP dan kerjasama dengan Sie Perlengkapan, mendiskusikan hal hal yang berkaitan antara keduanya.

  • Memantau Sie Humas

Sie Humas bertugas untuk berhubungan dengan lembaga eksternal yang nantinya akan bersangkutan dengan acara ini, terkadang mereka juga membutuhkan aku untuk menjadi perantara menyampaikan suatu hal.

  • Memantau Sie perlengkapan

Perlengkapan untuk menginap di masjid selama 3 hari, dan berbagai perlengkapan lain yang diperlukan.

  • Memantau Sie Konsumsi

Sie ini adalah sie yang paling banyak mengeluarkan dana dari sie lainnya, otomatis, karena makan adalah kebutuhan paling utama manusia. Oleh sie ini aku juga kebingungan karena dana, karena banyak mengambil uang pribadi juga, hehe.

  • Memantau Sie Dokumentasi

Sie ini bertugas untuk merancang desain desain background yang digunakan untuk photoboot , mendokumentasikan kegiatan kegiatan dari mulai rapat sampai hari H dengan mengambil foto dan video.

Eksekusi Selama 3 Hari

  • Hari Keberangkatan

Siang itu, pada hari kamis kami semua bersiap siap menuju tempat pelaksanaan acara.

Masjid yang akan digunakan sudah mendapatkan izin dari pemerintah daerah di desa tersebut. Setelah sampai di tujuan dengan menggunakan kendaraan kampus, yaitu bis dan sebagian besar panitia menggunakan motor karena banyaknya calon anggota baru, dan bus itu hanya cukup untuk calon anggota baru.

  • Hari Pertama

Di hari ini semua kegiatan dimulai, agenda pertama yang dilakukan adalah pembukaan, sebagai ketua panitia aku memberikan sambutan untuk pertama kali di dalam acara tersebut dan juga pertama kalinya di dalam hidup. Disini tugasku mengingatkan dan mengingatkan orang-orang agar tidak melupakan tugasnya. Aku tidak ingin membuat orang-orang kecewa dengan melihatku tidak memegang tanggungjawabku dengan baik. Dari acara formal sampai informal berjalan dengan baik pada hari pertama.

  • Hari Kedua

Hari kedua, aku dan panitia mengalami sedikit kendala, yaitu biaya. Karena biaya dari kampus yang turun hanya setengah dari permintaan kebutuhan yang diajukan, jadi kita para panitia harus mengumpulkan uang lebih untuk kondisi ini, untuk menutup keuangan yang dibutuhkan. Agar calon anggota baru tetap mendapatkan makan, tetapi tidak perlu mengeluarkan iuran lagi.

  • Hari Ketiga

Setelah dua hari berjalan, akhirnya hari terakhir tiba. Tibalah disaat yang membuatku kembali deg-degan, yaitu sambutan di acara penutupan DAD. Karena di hari-hari sebelumnya aku benar-benar sibuk memikirkan berbagai masalah, pada saat penutupanpun aku terpaksa membaca teks pada saat sambutan, benar-benar memalukan.

Evaluasi

Alhamdulillah, semua acara berlangsung dengan lancar atas izin Allah. Acara selanjutnya adalah evaluasi yang dilaksanakan para panitia yang dipimpin oleh aku. Diforum tersebut, pertama-tama aku meminta maaf jika ada kesalahan selama menjadi ketua panitia, yang kedua aku berterimakasih dengan teman teman Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Muhammadiyah Purwokerto (IMM KIP UMP) karena telah memberiku kesempatan untuk mengambil pengalaman sebagai ketua panitia di acara yang cukup besar dan mengesankan menurutku.

Berlanjut ke sie-sie berikutnya, ada banyak kesalahan kesalahan yang tidak sengaja yang dapat kita jadikan pelajaran untuk menjadi lebih baik di kedepannya.

Kesimpulan

Saat ini, struktur didalam organisasiku bertambah dan bertahan untuk mengabdi, mencari pengalaman, belajar bertanggung jawab. Semoga dengan terus berfastabikhul khoirot, teman-teman bisa mencapai tujuan Muhammadiyah dengan terus berdakwah melalui media apapun.

Tinggalkan Balasan

%d blogger menyukai ini: